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小布施町に見る
自治体DXの成功事例
多くの自治体が直面している課題として、全住民に一律の情報を配信することによる、情報伝達の難しさがあります。LINE公式アカウントのようなデジタルツールを導入しているものの、必要とする人々に情報が届かないなど、ツールの利点を生かしきれていない状況も見受けられるようです。そこで今回は、このような課題に対処し、実際に改善を遂げた長野県小布施町の事例をご紹介しましょう。
小布施町ではスマート公共ラボ for GovTechプログラムを導入し、利便性の高い機能を活用することで、以前からの課題を解消しました。そして、さらに新しい利用法も模索中です。では、どのような機能が導入され、住民にどのような好評を得ているのか、また職員の業務効率がどう向上したのか。これらの疑問に答えるべく、情報発信の最前線で働く小布施町役場の職員に取材いたしました。
新しい情報窓口を
提供するための挑戦
―まず、所属されている部署と、担当業務について教えていただけますか？
小林さん：総務課の広報情報係に所属しており、広報紙やホームページ、LINEを活用した広報、庁内の情報政策を担当しております。
―小布施町の魅力や特徴を教えてください
小林さん：小布施町は主要な施設や集落が半径2km以内に収まる、長野県で一番小さい町です。名産である栗やブドウ、リンゴなどの農産物、北斎館をはじめとしたさまざまな美術館や歴史と文化が感じられる町並み、住民参加による花のまちづくりや田園風景が魅力の「栗と北斎と花のまち」です。
―スマート公共ラボ for GovTechプログラムを導入前に、小布施町で抱えていた課題を教えてください
小林さん：小布施町では以前より、LINE公式アカウントを通じて情報を発信していましたが、一方的なメッセージの送信に限られ、利用者が本当に必要とする情報を配信できていないという課題がありました。行政情報を得るための窓口として、町の公式ホームページや広報紙、同報無線などがありますが、LINEのような身近なツールを活用して、よりアクセスしやすい情報窓口を提供できないかと考えました。以前は、町政やイベントに関する一般的なお知らせを広く住民に周知するものとして使っていました。
スムーズな移行と
サービス品質の飛躍
―では、導入を決定された理由をお聞かせください
小林さん：LINE公式アカウントを活用した現状の運用は可能でしたが、もっと効率的で魅力的な情報発信を行いたいと考え、より効果的に情報を発信できるツールを整備したいと考え、プレイネクストラボさんに相談して導入を決定しました。マイナンバーカードの交付に関連するマイナポイントの申請など、手続きを簡素化して利便性を高めるために、リッチメニューや予約機能などの機能も導入しました。
―導入を決定されてから、公開までの構築作業はスムーズでしたか？
小林さん：他の自治体さんの導入事例や機能を参考にしながら、実際に友だち登録して、色々な機能を使うことで、求めていたイメージを明確にすることができました。この事前の準備のおかげで、構築作業はスケジュール通りに進み、時間に追われることなくスムーズに進めることができました。途中で不明点が生じた場合も、プレイネクストラボさんに質問すると、迅速な解決策を得られたため、特に大きな問題に直面することはありませんでした。
セグメント配信で
住民と職員に好影響
―いよいよ導入されてみて、課題は解決しましたか？
小林さん：セグメント配信機能を導入し、利用者の希望する情報をピンポイントで配信できるようになりました。また、予約機能も活用したことでサービスの質が向上しました。マイナンバーカードの受け取り希望者が受け取り時間を指定できるようになり、マイナポイントの申請についても、予約機能を通じて希望の時間帯を設定できました。利用者が分かりやすいように、リッチメニューを含むインターフェースの設計や裏側のシステムの構築についても、プレイネクストラボさんにレクチャーしていただきました。利用者にとっても手間がかからず、短期間でサービスを提供できた点が良かったです。
―セグメント配信を有効活用されているのですね
小林さん：ただ、LINE公式アカウントの運用を以前から行っていたため、多くの既存利用者がセグメント配信機能についてまだ知らない可能性があり、適切なタイミングで受信設定に関する案内を行うことが重要だと考えています。
強化された防災情報
住民の安心への貢献
―ほかにも、「避難所検索機能」を導入された理由や、効果を教えてください
小林さん：小布施町では令和元年に台風による災害を経験したため、安全な場所への避難方法や避難所への行き方などの情報を、災害発生前に知っておくことの重要性を認識し、避難所検索機能を導入しました。日頃から防災意識を高めていただくことも、導入した目的となります。
―「損傷報告機能」も導入されましたが、効果はいかがですか？
小林さん：公園や道路の損傷に関する問い合わせをより効率的に処理し、負担を軽減することを目的として導入しました。しかし、導入後に、利用者の方々による操作は行われているようですが、実際に利用されている例は少ない状況です。こちらもセグメント配信機能と同様に、周知方法を再検討することで、今後利用者が増えることを期待しています。
予約システムの柔軟性
業務のスマート化を支援
―「カレンダー予約機能」を導入された背景についても、お聞かせいただけますか？
小林さん：予約システムや機能に関する多くの選択肢がある中、LINEを採用した主な理由は、その手軽さでした。LINEを利用することで、予約システムの構築が職員にとって容易になり、追加のオプション費用が不要である点も魅力でした。これまでよりも柔軟性が向上し、必要なときにすぐにカレンダーを作成し、予約を開始できるようになりました。利用者からは、LINEを通じて予約できるようになったことが大きな進歩として好評です。以前は電話や直接役場に来るしか方法がなかった予約が、今では夜間でもスマートフォンから簡単に行えるようになり、利便性が格段に向上しました。
―マイナンバーカードの受取予約件数が、現在までに累計500件以上ございますが、効果や反響を教えてください
小林さん：カードを受け取る日時を設定できる予約システムを導入したことや、マイナポイントの申請が困難な方々への予約システムを作りました。これまで電話での対応が主でしたが、予約システムのおかげで、来訪者数の事前把握や適切なスタッフ配置など、受付準備と混雑状況の管理が効率的に行えるようになりました。通常業務への影響は最小限に抑えられ、効率的な対応が可能となりました。この予約システムの導入は、国からのポイントの締切りなどの案内が強化された時点で決定されました。事前の打ち合わせを通じて、他の自治体さんの事例を参考に導入を決定しました。
―構築作業や運用を通じて、プレイネクストラボのサポート体制には、どのような印象がございますか？
小林さん：Slackを主な問い合わせ手段として使用していますが、担当者が変わった場合などを想定し、過去の問い合わせ履歴やすべての情報が文書化されていることが理想的です。現時点では、プレイネクストラボさんとは適切な距離感を保ちながら、迅速に対応していただき、大変助かっています。
拡張と革新の継続で
さらなる利便性向上へ
―最後の質問ですが、今後の活用法や展開を教えてください
小林さん：新しいサービスについての具体的な検討はまだ行われていませんが、予約機能など、必要な機能を他の事務手続きにも応用することを考えています。また、LINEを活用したオンライン申請や決済などのシステム導入も検討しています。来年度には、役場の窓口のシステムを入れ替えるなど、業務を刷新し、住民にとってより便利でメリットのある手続きを増やすことを目指しています。
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長野県小布施町の成功事例は、他の自治体にとっても大きなヒントになるはず。情報を利用者の興味に合わせてカスタマイズしたり、オンラインでの予約システムを導入したりすることで、住民の満足度を高め、行政サービスの効率を上げることが可能です。小布施町では今後もデジタル化の可能性を拡大し、住民サービスのさらなる向上が期待されています。
自治体の情報発信やDX化に課題のある方は、ぜひプレイネクストラボまでご相談ください。全国の自治体で豊富な導入・運用サポートをしてきた弊社スタッフが、さまざまな事情に適した解決策をご提案し、自治体DX化の実現をお手伝いします。LINEを活用した新しい手法で、新たなる行政サービスを体感してみませんか？
