インフルエンザなどによる学級閉鎖等の情報は、保護者にとって迅速かつ確実に受け取りたい重要な情報のひとつです。
一方で自治体や教育委員会にとっては、対象者を絞った通知や複数の連絡手段の運用が負担となる場合もあります。
兵庫県伊丹市では、セグメント配信とメール連携機能を組み合わせることで、学級閉鎖など学校関連の重要なお知らせを、必要な保護者へ迅速に届ける取り組みを行っています。本記事では、その活用内容をご紹介します。
目次
■伊丹市の取り組み
学級閉鎖等の情報を必要な保護者へ迅速に通知
伊丹市では、市立小・中学校、特別支援学校におけるインフルエンザ等による学級閉鎖等の情報を、セグメント配信とメール連携機能を活用して配信しています。
従来は、学校からのアプリを通じたメッセージ配信や教育委員会からのメルマガ配信など複数の手段が活用されていましたが、学校からの連絡は従来どおりアプリで配信しつつ、LINEでの通知を組み合わせることで、保護者が日常的に利用するツール上で迅速に情報を受け取れる体制を整えました。
活用のポイント
- 学級閉鎖等の情報の受信を希望した保護者へセグメント配信
- 既存のメール配信内容をLINEへ自動転送
- 必要な対象者へ確実に情報を届ける仕組みを構築
これにより、保護者は重要なお知らせを見逃しにくくなり、自治体側にとっても情報伝達の効率化につながっています。
LINEでの通知は既読率が高く、緊急性のある情報を迅速に届ける手段として有効に機能しています。
■セグメント配信とメール連携機能
セグメント配信機能
セグメント配信機能では、利用者が設定した受信内容や属性に応じてメッセージを配信することが可能です。
例えば、
・子育て世帯
・特定地域の住民
・特定情報を希望する利用者
など、対象を絞った情報発信が行えます。
これにより、住民は自分に関係のある情報だけを受け取ることができ、不要な通知を減らしながら利便性を高めることができます。
メール連携機能
メール連携機能では、自治体が配信している既存のメール配信サービスの内容をLINEへ自動転送できます。
防災情報や学校関連のお知らせなど、既存のメール配信を活かしながらLINEでも同時に通知できるため、情報伝達の確実性が向上します。
メールの件名や本文のキーワードを条件に振り分けることで、配信対象の絞り込みも可能です。
管理画面での操作イメージ
配信設定は、職員が管理画面から行います。
配信時には、以下のような流れで設定します。
- 配信対象（セグメント）を選択
- メッセージ内容を入力
- 配信日時を設定
- テスト配信・プレビュー確認
- 本配信
テスト配信機能により、配信前に内容やリンクの確認ができるため、誤配信の防止にもつながります。
また、受信設定に応じた配信対象の自動抽出が行われるため、対象者の抽出作業を個別に行う必要がありません。
メール連携機能
メール連携機能では、自治体が配信している既存のメール配信サービスの内容をLINEへ自動転送できます。
防災情報や学校関連のお知らせなど、既存のメール配信を活かしながらLINEでも同時に通知できるため、情報伝達の確実性が向上します。
メールの件名や本文のキーワードを条件に振り分けることで、配信対象の絞り込みも可能です。
管理画面での設定イメージ
メール連携では、管理画面上で
- 件名のキーワード
- 本文のキーワード
- 配信対象セグメント
などを設定します。
例えば、
「学級閉鎖」
「学校名」
といったキーワードを条件に設定することで、該当するメールのみをLINEへ転送できます。
一度設定しておけば、その後はメール送信を行うだけでLINE配信が自動で行われるため、日常運用の負担を増やさずに情報発信が可能です。
■伊丹市ご担当者様へのインタビュー
今回の取り組みについて、伊丹市ご担当者様にお話を伺いました。
ースマート公共ラボを活用し、学級閉鎖情報の配信を行うことになった背景や導入の理由を教えてください。従来の連絡手段や運用上の課題なども含め、どのような経緯で今回の仕組みを導入されたのかお聞かせください。
伊丹市：「伊丹市公式LINE」の機能拡充としてセグメント配信機能の導入を計画していた際、保護者の方がいち早く知りたいであろう学級閉鎖情報もLINEでも配信できないかと検討を始めました。
もともと学級閉鎖情報は市のメールマガジンでも配信しており、メルマガの廃止予定もないなか、業務量を増やさずに2媒体で発信できる仕組みを希望していました。
ーセグメント配信とメール連携を活用したことで、どのような改善や効果を感じていますか。情報伝達のスピードや確実性、職員の業務負荷、運用面での変化など、導入前後で感じている変化があれば教えてください。
伊丹市：事前に設定しておけばメルマガ配信を受けてLINEも自動配信されるので、職員の業務量に影響なく媒体を増やせた点が良かったです。
また、LINEでは開封率も取得できるので、ユーザーに届いている割合が可視化できる点も良いと思います。
ー実際に運用してみて、住民の方や庁内職員の反応はいかがでしょうか。保護者からの声や問い合わせの変化、職員側の運用面での評価など、印象的な反響があればお聞かせください。
伊丹市：今年2月に「伊丹市公式LINE」のお友だちを対象に実施した満足度調査では、「小学生がいるので学級閉鎖の情報はありがたい」「これまではメールで受信していたが最近は迷惑メールも多いため、より使用頻度が高いLINEでリアルタイムに情報を取れるのが便利」などの反響がありました。
■まとめ
伊丹市では、セグメント配信とメール連携機能を組み合わせることで、学級閉鎖などの重要なお知らせを必要な保護者へ迅速に届ける仕組みを構築しました。
LINEを活用した情報配信は、住民の利便性向上につながります。既存のメール配信などの仕組みを活用した連携により、職員の業務負担を増やさず運用できる点も特徴です。
特に学校・子育て・防災など、対象者が限定される情報においては、セグメント配信とメール連携の組み合わせが有効です。
今後も、日常的に利用されるツールを通じて、必要な情報を確実に届ける取り組みが進められていきます。
