プレイネクストラボ株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役：柏 匠、以下 プレイネクストラボ）は、GovTechプログラムの「スマート公共ラボ」で提供している最新の行政DX事例を紹介する無料オンラインセミナーの第13回を8月28日(水)に開催しました。
今回は、スマート公共ラボが提供する「カレンダー予約機能」のデモンストレーションを交えながら、子育て関連事業への活用事例を詳しく紹介。このブログでは、セミナーの内容をわかりやすくレポートします。
スマート公共ラボとは？
スマート公共ラボは、自治体職員の業務効率化と住民の満足度向上をサポートするサービス。スマート公共ラボ for GovTechプログラムと電子申請を柱に、「役所に行かない・窓口で待たない・文字を書かない」を叶える自治体のデジタル総合窓口として、全国約100の自治体公式アカウントで活用されています。
スマート公共ラボ for GovTechプログラムについて
スマート公共ラボ for GovTechプログラムを導入すると、帳票作成、細かく条件設定したセグメント配信、複雑なシナリオ配信（チャットボット）、施設やイベントの予約に役立つカレンダー予約、緊急時に特化した災害モード、位置情報から案内できるスポット検索、決済の機能を使うことが可能。LINE公式アカウントの標準機能だけでは補えない、充実したサービスが特長です。
管理機能と導入サポート
スマート公共ラボは自治体向けの分かりやすいシステムとなっており、スマートフォンのプレビューを見ながら操作が可能。導入時の負担を減らすために、複雑な作業はプレイネクストラボが代行します。ヒアリングを行いながら企画をし、設計、設定、公開までしっかりとサポート。
スマート公共ラボLINE公式アカウント
スマート公共ラボLINE公式アカウントでは、最新の事例やイベント情報などを配信しています。ぜひご登録いただければと思います。
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子育て関連の予約受付のデジタル化と効果
カレンダー予約機能の概要
ID登録が不要な予約は、検診や窓口予約などのデジタル化で活用可能。利用者はユーザー登録不要で、日にちと時間を選べばすぐ予約ができ、自治体職員は管理画面から予約状況をリアルタイムで確認できます。
カレンダー予約機能のデモ
今回のセミナーでは、セミナーに参加した方々にも実際にカレンダー予約を体験していただけるデモンストレーションを実施しました。
予約はシンプルな2ステップ。LINEのトーク画面から予約のタブを選択すると予約フォームが立ち上がるため、そこに必要情報（氏名・住所など）を記入します。次に、空き枠の中から希望する日付や時間をカレンダーから選択したら予約完了です。
自治体職員は、スマート公共ラボGovTechプログラムの管理画面にあるカレンダーページから、予約の空き状況を確認可能。日時ごとの空き枠の数や受付条件を細かく調節できるほか、予約確定時に送るメッセージも設定できます。カレンダーはCSVインポートに対応しており、1年、2年先のデータでも一括で登録可能。
予約の詳細は管理画面のホームから参照。個々の予約確認画面から、未対応、対応中、完了、キャンセルなどのステータスを管理できるため、業務の進行に役立ちます。予約がキャンセルされた場合は、カレンダーと連携してキャンセル分の予約の空き枠が復活するという仕様です。
ユーザーに予約日のリマインドを送ることも可能。リマインドを送る日時やテキストを予め設定しておくことで、自動で配信されます。
子育て関連の事例紹介
＜LINEと電話両方受付＞
春日市_令和6年度 特別支援学級・通級指導教室見学会
令和6年度に春日市が実施した特別支援学級の見学会の申し込みで、指定期間内にトーク画面の中で「支援学級見学会予約」と打ち込むと、予約画面が呼び出されるという仕様。電話とLINE両方で予約を受け付けましたが、その内訳は電話が約15.5%、LINEが84.5%と、多くがLINEから予約されたことがわかりました。予約申し込みの営業時間内と営業時間外の内訳では、営業時間内がLINEと電話合わせて約70%、営業時間外が約30%。全て電話受付していた頃と比べると、LINE導入による業務負担削減率は84.5%という結果になりました。
春日市_令和6年度 就学相談
LINE画面のトークで「就学相談予約」と入力すると、LINEのタイムラインに予約画面が表示され、予約ができます。予約受付の内訳を見ると、LINEが82.4%、電話が17.6%、営業時間内が約74%、営業時間外が約26%。業務負担削減率は85.6%で、電話受付のみの場合よりも負担が大幅に減ったことがわかります。
印西市_子育てコンシェルジュ相談予約
LINEのトーク画面に表示されるメニューの中に「LINE予約」を設けて、そこから予約できる仕様。予約受付の内訳は、LINEからが約97%、電話からが約3%、営業時間内が約56%、営業時間外が約44%。大多数がLINEから予約したため、業務負担削減率は98.2%となりました。
伊豆の国市_障がい児サービス更新面談予約
LINEトーク画面のメニューから入り、面談の予約をする仕様。予約受付の内訳は、LINEからが62.5%、電話からが37.5%、営業時間内が約70%、営業時間外が約30%。業務負担は73.5%削減できました。
今回紹介した事例における電話予約の業務削減率平均値は87.5%でした。
＜LINEのみ受付＞
寒川町_保育所等入所申し込み予約(令和 6年4月入所)
予約受付の内訳は、営業時間外が約43%、営業時間内が約57%。営業時間内の受付が多いという結果でした。
春日市_3歳児健診予約変更
こちらは予約カレンダーを活用して、予約の変更をLINEから行うという事例。予約受付の内訳は、営業時間外が46%、営業時間内が54%でした。
山形市_児童施設予約
予約件数が多かった中で、実際にどの時間帯に予約されたかを見ると、営業時間外が約61%、営業時間内が約39%。営業時間外の予約が多かったことがわかりました。
まとめ
それぞれの事例をまとめて見ると、LINE経由の予約が約70%で、営業時間外が約3～40%であり、多くの利用者は時間に縛られずに予約申し込みができる利便性を感じているようです。子育て世帯は、日中は仕事や育児などで時間が取れないことが想定され、LINEでいつでも手続きできる点がニーズにマッチしています。これらの利用状況から、予約受付の業務負荷を約90%削減した効果が実質的にあり、LINEによる予約受付の効果が高いと言えます。
参考データ
2023年7月に実施したスマート公共ラボの利用者満足度調査によると、半数以上が役所もしくは広報誌でLINE公式アカウントを知ることが多いと分かりました。LINEを運用する際は、広報誌などに力を入れてアカウントを宣伝するとユーザー数が伸びやすいので、参考になればと思います。
Q＆A
Q1）電話での受付とダブルブッキングしないようにする仕組みはありますでしょうか?
A1）システム上、申し込みが確定した時点で空き枠が埋まるため、ダブルブッキングしないようになっています。
Q2）複数のアカウントを作ることはできますでしょうか?また、アカウントごとに権限など使用できる機能を制限することはできますでしょうか?
A2）複数アカウントの作成は可能です。アカウント作成は特に追加費用がかからず、管理アカウントを追加できます。また、アカウントごとに使用できる機能を制限することも可能です。アクセスを絞る閲覧権限を使うことで、アクセスする機能を制限できます。
Q3）受付内容を変更したい場合の対応は可能でしょうか?
A3）管理画面とユーザー画面、どちらからでも対応できるようなシステムになっています。
次回イベントの参加にご興味ある方は、スマート公共ラボLINE公式アカウントにご登録いただき、新着情報をお待ちください。
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