自治体の「施設予約システム」を活用したDX事例5選＆よくあるご質問も紹介

本記事は、「施設予約システム」を活用してDXを推進したい自治体担当職員の方にむけて、「施設予約システムを活用したDX事例」について解説しています。

近年、多くの自治体でDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されるなか、職員の業務負担を軽減する点で「施設予約システム」の活用が一般的に広まってきています。

自治体による「施設予約システムを活用したDX事例」の中でも代表的なものは、以下です。

以下、それぞれの活用法について解説していきます。

なお、下記記事で、解決した課題別に「課題設定～業者選定～導入～結果のプロセス」について詳細を紹介しています。

使いやすさにこだわった「スマート公共ラボ 施設予約システム」については、下記でご紹介します。

施設予約システムとは

施設予約システムとは、自治体が管理している公共施設の予約管理を自動で行うシステムのことです。

1-1.自治体で施設予約システムが広がっている背景

施設予約システムが広まっている背景として、業務効率化による職員の負担軽減が挙げられます。

近年、公務員受験者の減少や若者の離職率の増加により、自治体の職員は地方や都市部関係なく、人手が減少している状態です。

人手不足であっても、質の良い行政サービスを維持するためにさまざまな業務を自動化できるDX化が推進されています。
特に、施設の予約に関する業務は、電話対応や窓口対応など人の手が必要な部分が多く、職員にかなりの負担がかかっています。

多くの自治体では既に運用している予約システムがありますが、古いシステムの場合、住民の多くが利用するスマ－トフォンなどのデバイスへの対応が十分ではないケースが多々あります。また、管理システムも煩雑なものが多くあります。

自治体向けの施設予約システムの場合、そのような課題が解消でき業務効率化と職員の負担軽減にも繋がります。
住民はスマホやPCで予約受付が可能となるため、わざわざ窓口へ出向いたり、電話をかけたりせずに済みます。

これにより、職員の電話対応や窓口対応の業務を減らすことに繋がり、より重要な業務に集中できる環境を整えることが可能です。

2.「施設予約システム」を活用したDX事例

ここでは代表的な5つの活用事例をご紹介します。

2-1. 施設予約を自動化する

住民は公共施設を予約する際、直接施設まで出向いたり、電話をかけたりしなくてはなりません。

職員もそれらの対応に追われ、業務に支障がでることもあります。

2-1-1.解決できる課題

施設予約システムを活用すれば、上記のお悩みを解決できます。
住民は手元のスマホから簡単に施設を予約することができ、職員も電話や窓口の対応業務を行わずに済みます。

また、「スマート公共ラボ 施設予約システム」は多くの人が利用するLINEを活用できるので、住民の利用拡大もスピーディーに図れるでしょう。

2-2.住民の待ち時間を軽減する

利用者が多い人気施設の場合、入場制限などが設けられるところもあります。
その際に、住民は順番待ちをしなくてはなりません。
また、待ち時間が長いとクレームにつながるケースもあります。

2-2-1.解決できる課題

施設予約システムは、住民も事前に空き状況を把握することが可能です。
よって、確実に空いている時間帯に予約できるため、施設を利用するために並んだりせず、スムーズに利用することができます。

2-3. 施設利用時のトラブルを未然に防ぐ

施設を利用する際、職員の確認不足によるダブルブッキングやキャンセルが出た際の修正ミスなど予約トラブルも課題の1つです。

また、最近はオンライン決済が増え、現金を持ち歩かない人が増えています。
利用料金の支払いが現金のみの施設では、後日清算といったトラブルになりやすい対応をとるしかありません。

2-3-1.解決できる課題

施設予約システムを活用することで、利用者は予約時に施設の空き状況を確認でき、確実に空いている時間帯に予約できるため、職員の確認不足によるダブルブッキングやキャンセルが出た際の修正ミスによる予約トラブルの発生率を減らすことができるでしょう。

また、利用料金についても、現金払いに加えてオンライン決済が可能になります。
よって、利用料金の未払いトラブルの発生率を大きく軽減できます。

これは、職員も利用者側にとっても非常にメリットがある点です。

2-4.利用者情報の入力業務や抽選通知を自動化する

職員は施設の利用者情報や利用料金を集計して日計表といったデータを作成する業務があります。
手動でパソコン入力すると、時間がかかる上に入力ミスにより計算が合わなかったり、間違った情報が記載されたりしてしまいます。

特に、利用者の多い人気の施設は、その分データの作成に時間がかかります。
その他にも、利用者が定員以上集まった場合は抽選になることがあり、職員は抽選作業や当落の通知も行わなければなりません。

2-4-1.解決できる課題

施設予約システムを活用すれば、予約者管理や個人利用者・団体利用者の登録管理がスムーズに行えるようになります。
領収書など20種類以上の帳票にも対応し、さまざまなデータの管理・取得もしやすくなるため、職員の作業効率化や手作業による入力ミスを防ぐことができます。

また、抽選作業や抽選後の住民への当落通知も自動化でき、大幅な業務効率化に繋がるでしょう。

2-5.利用率低下を防ぐための対策を検討できる

近年、少子高齢化や人口減少による公共施設の利用率低下が課題となっています。

2-5-1.解決できる課題

施設予約システムを活用すれば、さまざまなデータの管理・取得もしやすくなります。
よって、曜日別や時間帯別の利用率のデータ分析にも充てることができるでしょう。

特に利用率が低下している公共施設においては、開館時間や利用料金の見直し、施設の整備を行うかの判断など利用率を向上させるための対応を検討することにも繋がります。

3.「スマート公共ラボ 施設予約システム」に関するよくあるご質問

「スマート公共ラボ 施設予約システム」を導入する際、実際に寄せられる質問を紹介します。

3-1.ITなどの知識がなくても導入できますか?

スマート公共ラボは自治体向けの分かりやすいシステムとなっております。
導入時は企画からサポートし、設計と設定を代行します。

分からないことがあればチャットやビデオ会議で気軽に質問できる環境を整えていますので、お気軽にお問合せください。

3-2.本番に適用した際にシステムトラブルが起きる可能性はありますか?

スマート公共ラボは、システムトラブルや人的操作トラブルなどを少しでも防げるよう、本番に適用する前に住民に配信するメッセージや予約フォーム等はプレビューを見ながら自治体の方に実際に確認・操作していただいています。

また、帳票作成も検証用環境で試していただいており、その時点でなにか問題があれば、すぐに修正対応を行います。

導入後も継続的にサポートを行いますので、安心してご利用いただけます。

3-3.リッチメニューのカスタマイズはできますか?

自治体ごとにデザインを工夫できるなど、細やかにカスタマイズできます。

文字を大きくしたり、タップしやすくする工夫を行い、若い方はもちろん、ご高齢の方でも入力しやすい操作性を兼ね備えています。

3-4.セキュリティ対策はどのようになっていますか?

個人情報を扱うシステムとして、以下の4つの領域に分けて強固なセキュリティ対策を実施しています。

〈4つの領域のセキュリティ〉

なお、下記記事で、解決した課題別に「課題設定～業者選定～導入～結果のプロセス」について詳細を紹介しています。

使いやすさにこだわった「スマート公共ラボ 施設予約システム」については、下記でご紹介します。