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役割と機能の明確化で
構築作業がスムーズに展開
全国の自治体がデジタル化への道を進む中、青森県八戸市は各課の連携により、わずか2ヶ月でスマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムの導入を成し遂げました。このスピーディーな導入は、部署間の効率的な協力が鍵となり、必要な機能もすべて盛り込むことができ、効果的な情報発信を実現しました。
そこで今回の記事では、八戸市のDX化に携わる担当者に取材し、迅速なプロジェクト運営の秘訣や、導入後の課題解決の効果について深掘りします。
「メインメニュー」
「くらし」メニュー
「防災」メニュー
情報を集約し
一体性と連携のある体制を目指す
―まず最初に、八戸市のことや、所属されている部署についてご紹介いただけますか？
苫米地さん：総務部情報政策課 デジタル推進室に所属している、苫米地と申します。
氣田さん：同じく、デジタル推進室に所属しております、氣田と申します。よろしくお願いします。
苫米地さん：デジタル推進室は、地域社会のデジタル化を強力に推進していく体制を構築するために、令和4年4月に新設された部署になります。普段は市役所のDX関係の業務や、パソコン管理など、多岐にわたる業務を手掛けています。
―比較的新しい部署なのですね。では、八戸市の特徴を教えてください
苫米地さん：八戸市は太平洋に面した青森県の南東部に位置し、全国有数の水揚げを誇る水産都市、東北有数の工業都市、北日本屈指の国際貿易港を有する都市です。名勝 種差海岸をはじめとした美しい自然に加え、八戸三社大祭や八戸えんぶり、史跡 是川石器時代遺跡などの文化資源もあり、産業、自然、文化といった多彩な魅力を合わせ持っています。海の幸に山の幸、地酒、地ワイン、地ビールといった食の魅力も多彩で、国内最大級の巨大朝市の館鼻岸壁朝市や、中心街に張り巡らされた8つの横丁など、地元の食文化を感じられる場所も自慢できるスポットです。
―LINE GovTechプログラム導入前に、八戸市で抱えていた課題はありましたか？
苫米地さん：まず、一方向の情報発信しかできていなかったという点と、道路などの異状通報の際に電話やメールでしか受け付けておらず、ホームページ上で問い合わせ先を探す必要があったということが課題として挙げられていました。さらに、デジタル推進懇談会の会議が昨年あり、参加者の方からも「情報を探しているにも関わらず欲しい情報がない」「情報がいろいろな場所に散らばっていて探すことが困難だ」という声が上がっていました。そのため、ユーザーから見たときの情報の一元化、統一性、連携性を持った体制の構築が求められていると感じ、LINEの利用を検討しました。
週1回の定例ミーティングで
疑問を即座に解決できた
―いろいろな候補があった中で、スマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムを選ばれた理由は何でしたか？
苫米地さん：当初の目的としていた機能の充実と、ランニングコストが大きな要因になりました。
―実際に、導入までに進めていく構築作業はいかがでしたか？
苫米地さん：週1回の定例オンラインミーティングがあったので、疑問を解決しながら構築を進められたかなと思っています。大変だった点としては、構築の期間が短かったこともあり、庁内の 問い合わせでは当課を窓口にしていたため、プレスネクストラボさんとのやり取りにおいて、情報の取りまとめには若干の困難が伴いました。
―構築のスケジュール期間は、どのくらいでしたか？
苫米地さん：契約が開始されたのが8月17日でした。その1週間後ぐらいにキックオフ会があり、10月20日にリリースしたので、構築期間は2ヶ月弱でしたね。
―けっこうタイトでしたね。導入後、それまで抱えていた課題は解決されましたか？
苫米地さん：情報が一元化されたので、LINEを見たときに、どこに情報があるのか分かりやすくなったと感じています。また、道路などの異状通報に関しては、LINEから画像や位置情報を活用して直接通報ができるようになりました。電話での通報先もまとめられているので、問い合わせ先を探さなくても、迅速に通報できるようになって良かったです。
氣田さん：やはり、ホームページをわざわざ辿って探すのではなく、身近に使っているLINEから、気軽に探せるようになったことは大きな変化だと思います。
八戸市LINE公式アカウントの案内パンフレット
LINEで情報が一目でわかり
検索の手間が大幅に軽減
―ところで、リッチメニューで防災タブを設置したり、既存の防災メルマガとも連携をされたりしていますが、効果や反響はいかがですか？
苫米地さん：先日、住民の方から電話でお問い合わせがありました。それは、LINEで防災メールを受信できるようになったことに関するものでした。こちらの防災メールは「ほっとスルメール」と呼ばれており、メールの他にほっとスルメールアプリでも情報を受信できます。今回のリニューアルでLINEからほっとスルメールの内容を受信できるようになったため、「アプリを削除してもいいでしょうか」というご質問でした。このことから、LINE経由での受信機能が、住民にとって一定の需要を満たしていることを示していると捉えました。
―スポット検索を利用して「子育て支援」「公共交通」「公園」などの情報提供もされていますが、その意図や狙い、反響などを教えてください
苫米地さん：反響についてはあまり聞こえてこないのですが、私たちの狙いとしては、保育施設などを現在地や住所から探すことができるようにすることで、より使いやすくなると思い、スポット検索を活用しました。また、一般的には検索エンジンから公園を探し、目星をつけて、地図を見るという段取りになると思いますが、LINEなら現在地から情報を探せるため、その手間が省けます。また、バス停についても、今までは市の交通部のホームページを行ったり来たりしながら検索していましたが、LINEで現在地や地区名から探せますし、目的のバス停から地図や時刻表に直接飛ぶことができるようになり、非常に使いやすい機能になったと思います。
―先ほども少し触れていただけましたが、道路や公園の異状を通報する機能を導入されて、市の方での管理や対応については、変化がございますか？
苫米地さん：LINEの活用で窓口が増えたことで、LINEによる異状通報の件数が増えたと、担当課より聞いています。匿名で受け付けていることもあり、通報しやすくなったという点が影響しているのかなと思っています。さらに、電話やメールに比べて、状況写真や位置情報が必須になっているので、現場の状況や場所の把握がしやすくなったとのことです。電話の場合ですと、発見した方から詳しい状況を直接お伺いする必要があるのですが、LINEで届いた写真があることで、よりリアルで詳細な情報が伝わるようになりました。
各課の意向を明確にし
構築作業に専念する環境を整備
―初期段階で多様なメニューの内容が固まっていたそうですが、定例会議での調整以外にも、どのような対応をしてプロジェクトを予定通りに進めることができたのか、お聞かせいただけますか？
苫米地さん：構築事業者を決定する前に、まず「LINEを活用したいと考えている部署はありますか？」と導入意向の調査を実施しました。この調査結果と私たちの提案を組み合わせて、どの課でプロジェクトを行うかを検討する会議を複数回開催しました。その結果、導入にあたって、どのような内容を取り入れたいかが事前に明確になっていたため、構築事業者が決定した後も大きな問題はなく、スムーズに進めることができたと考えています。
―他の自治体では調整が難しい場合もある中で、各課の調整を円滑に進めるために、会議を積極的に行うことが、効率的かつ効果的な進行の助けとなりますか？
氣田さん：実際に構築を始める前に、「このメニューで進めましょう」という決定は、前年度に何度かの会議を経て行われました。そのため、構築を開始する際には作業がスムーズに進み、主に構築作業に集中するだけでよい状況でした。このような進め方により、予定されていた2ヶ月以内に、構築を完了することができたと思います。
―今後、新しい機能を使われるときにも、他の課と協議していくという形になりますか？
苫米地さん：そうですね、担当課から要望があれば、どのように実現できるかを考えながら、導入に向けて動きたいと思います。また、こちらから「この機能を入れたらいいのではないか」という提案を担当課に働きかけることもあると思います。リッチメニューに関しては、利用者の反応を見ながらメニューの並べ替えや、新しいメニューの追加をしていきたいと思っています。また、スポット機能の使い勝手を向上させることも計画しており、プレイネクストラボさんと相談しながら、どうすればユーザーインターフェイスを改善できるかを探っていきたいと思っています。
期限内完了を目指し、
現場をサポートする体制
―最後に、プレイネクストラボのカスタマーサポートチームに関してですが、構築作業を経て、運用がスタートしましたが、サポートについてどのような感触を抱いていますか？
苫米地さん：私たちの要望を丁寧にヒアリングしていただき、結果としてリリース時にはプロジェクト全体が予定通りに間に合いました。大変満足しています。
氣田さん：リリース日が迫るにつれ、プレイネクストラボさんの担当者の方は、夜遅くにも返信をしてくれるなど、一生懸命に取り組んでいることが伝わってきました。サポートチームの皆さんの尽力には、本当に感謝しています。
八戸市は、自治体特有の課題である、各課間の調整を効果的に実施し、構築作業を円滑に進めました。今後も新たな機能追加において、同じく迅速な実施が見込まれます。さらに、プレイネクストラボのサポートチームが現場に深く関与することで、構築と運用の支援がより効果的に行われていることが、今回の取材で明らかになりました。
スマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムを検討中の自治体の方々は、プレイネクストラボへお気軽にご相談ください。八戸市の事例をはじめ、全国の自治体における豊富なサポート経験を生かし、各自治体のニーズに応じた適切な解決策をご提案いたします。新しい情報発信ツールの導入で、より効率的な自治体サービスを実現してみませんか？