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利便性が向上した
十和田市の情報発信
多くの自治体がデジタル化による情報提供を行っていますが、情報の分散により、利用者が必要なデータを探し出すのが困難になっているケースも見受けられます。このような課題に対処したのが、青森県の自治体です。同市ではスマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムを採用し、情報発信を一新しました。LINEプラットフォームを利用して、さまざまなサービスやアプリへのアクセスを一点集中させ、市民が迅速に情報を得られるシステムを構築。分散していた情報が一元化されたことで、情報アクセスの効率化と利便性が格段に向上しました。では、具体的な成果や課題解決の過程について、現場の職員に詳しく伺ってみましょう。
情報の迷路を
わかりやすく一元化
―まず、所属されている部署と、担当業務についてお聞かせいただけますか？
山﨑さん：企画財政部の情報政策課に所属しています。庁内外のDX推進に関わる業務を担当しています。
―十和田市の特徴について教えてください
山﨑さん：十和田市は、豊かな自然と文化が融合した魅力的な観光地として知られています。四季折々の美しい風景を持つ十和田湖、奥入瀬渓流、八甲田山などの自然は、一年を通して訪れる価値があります。これらの恵みを受けた地域の農畜産物も特筆すべきポイントで、生産量日本一を誇るにんにくをはじめ、長いも、ごぼう、ねぎ、十和田湖和牛、奥入瀬ガーリックポーク、十和田湖ひめますなど、豊富にあります。特に奥入瀬ガーリックポークは、県産にんにくの粉末を餌にして育てられたブランド豚で、脂身の甘味は絶品です。また、十和田市には現代美術館をはじめとする文化施設もあり、官庁街通りはまるで一つの大きな美術館を歩いているような感覚になります。どの季節に訪れても、十和田市の様々な魅力を五感で楽しむことができます。
―スマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムを導入前、十和田市で抱えていた課題はございますか？
山﨑さん：市の情報発信については、これまで主に市のホームページを通じて行われてきました。しかし、ホームページの構造が部署ごとに縦割りとなっており、一つのジャンルであっても情報が散在し、利用者が求める情報を見つけることが困難な場合がありました。この問題は以前から認識してまして、LINEなどのコミュニケーションツールを用いて解決できないかと考えていました。
―部署ごとに情報が分散してしまい、すべてを一箇所で確認することが難しかったのですね
山﨑さん：例えば、「子育て」という大きなカテゴリーでも、関連する内容が各部署ごとの別のページに分散してしまい、同じテーマの情報を横断的に確認することが困難でした。この縦割りのアプローチによる情報の散在は、情報を探す際に手間がかかり、使い勝手を悪くしてしまいます。さらに、情報の量が多くなると、それだけで探しにくさが増すという問題もありました。これらの課題を解決するために、横割りのアプローチを採用することで、異なる部署やカテゴリーを横断して情報を統合し、アクセスしやすい形で提供することが求められます。このような組織横断的な情報の統合は、情報を提供する側にとっても、利用する側にとっても便利さをもたらし、情報アクセスの効率を大きく向上させることができるでしょう。
導入の背景
なぜ今LINEなのか
―導入を決定された理由や背景は？
山﨑さん：全国の自治体の7割ほどが、LINE公式アカウントを活用しています。国内にはLINEユーザーが9,600万人以上いるとされ、その利用率は日本国内で使われている代表的なSNSの中でもトップです。このような状況の中、LINEという多くの人々が既に慣れ親しんでいるプラットフォームを使って情報を提供することは「市民とデジタルでつながる十和田」を目指すうえでも、非常に有効だと考えました。加えて、LINEを通じて、他の自治体の運用事例を研究しやすい点も、このプラットフォームを選択する大きな理由の１つです。友だち追加をすることで、他の自治体が提供するサービスを簡単に確認できるため、情報共有や研究が容易になります。
―ちなみに、類似サービスとは比較されましたか？
山﨑さん：事業者選定にあたり、公募型プロポーザルを行う過程で、様々な事業者からのご提案を受け、検討しました。これには、機能性やコスト、そしてその他の諸条件が含まれており、私たちはこれらの要素を総合的に評価し、最適な選択をしました。また、私1人での導入作業となるため、事業者のサポート体制も重要な判断基準の一つでした。
丁寧なコミュニケーションで
スムーズな構築作業を実現
―導入が決定してから、公開までの構築作業はいかがでしたか？
山﨑さん：作業の初期段階から、Slackを主要なコミュニケーションツールとして活用しています。担当のリーダーさんからも、Slackを通じたコミュニケーションを推奨されており、スムーズな進行に大きく貢献したと感じています。Slackは、画像などの資料共有から、具体的な質問や意見交換まで、意思疎通を容易にしてくれる非常に便利なツールです。また、個々のメンバーが分からないことがあっても、チーム内でサポートし合える環境があり、作業をスムーズに進めることができました。さらに、他の自治体での導入事例なども適宜ご提示いただきながら、柔軟に対応していくことができたため、効率的に進めることができたと思います。
情報の選択と整理で
ユーザー体験の向上に成功
―導入後、実際に活用されてみて、課題は解決しましたか？
山﨑さん：LINEのメインメニューは、タブを3つ設定し、それぞれのタブには8つのボタンを配置しています。よく使用される機能を優先して選定し、ユーザーにとって探しやすいインターフェースを実現できたと考えています。 情報をあまりにも多く詰め込むと、結局のところホームページと変わらなくなってしまいます。そのため、厳選して情報を提供する方針で進めていました。 課題の解決とまでは言い切れませんが、一定の使いやすさは確保されていると思います。今後は、LINEを利用されているユーザーからのアンケートを通じて、継続的なブラッシュアップを行っていく予定です。
―電子申請・届出システム、母子モ、ごみ検索アプリなど、サービスやアプリの導線をLINEに集約されていますが、意図や狙い、実際の効果について教えてください
山﨑さん：LINEを稼働する前から、いくつかの専用アプリを活用した事業は既に行われておりました。これまで便利に利用されてきたアプリもありますので、そういったものはそのまま継続していくというコンセプトです。今までのユーザーは引き続きそのまま利用できますし、アプリの存在を知らなかった方も、同じメニューボタンから簡単にインストールして利用できるようにしました。入口を集約し、そこから簡単にアクセスできるように設定しています。
メールとLINEの連携
効率的な情報配信の工夫
―セグメント配信では、管理画面から直接送信することはほとんどなく、以前から運用している「駒らん情報メール（防災情報メール）」の内容を転送する手法を取っていますが、意図や実際の効果について教えてください
山﨑さん：実際にLINEのサービスが開始されて以降、メールからLINEへの移行傾向は見られるものの、現状ではLINEのユーザー数がメール利用者数にまだ及ばない状況にあります。特に、高齢層のユーザーが多く、フィーチャーフォンを使用している方々も少なくないため、メール配信が依然として一定層には必要です。この状況を鑑み、導入初期段階ではメールとLINEの両プラットフォームを併用する必要があると判断しました。そこで、職員の配信作業の二度手間を避けるために、メールとLINE間の連携を図り、従来の配信方法で両方に情報発信ができるよう工夫しました。これにより、運用面では大きな変更がなく、スムーズな移行が可能となりました。受け手側にとっても、この方法は手間や混乱が少なく、より効率的な情報の配信が可能になりました。一度の操作で済むため、手間が省け、全体の効率性が向上しています。ただし、今後において、メールとLINEの利用者比率を注視していく中で、場合によっては配信についての運用方法について再検討する必要が出てくるかもしれません。
―損傷報告機能について、実際に活用されてみていかがでしょうか？
山﨑さん：損傷報告機能について実際に使ってみた担当課から要望がありました。市街地では問題ありませんが、街外れの道路周辺では大字（おおあざ）までしか表記されず、場所を特定するのが難しいことがあります。そこで、例えば住所だけでなく、GPS機能により緯度や経度の座標などの情報を受け取れるようにすれば、Googleなどで場所を調べることができます。場所を特定できないケースが減り、損傷報告機能の利便性が向上すると考えています。
頼れるサポートで
スムーズな作業を実感
―プレイネクストラボのサポート体制は、構築作業や運用を通じて、どのような印象お持ちですか？
山﨑さん：導入フェーズで定期的に開催されるオンライン会議には、常に2名以上のSEスタッフが出席され、いつも信頼感を与えてくれました。一番最初は新しい画面や操作方法に対する不安がありましたが、会議中にスマートフォンや管理ツールの操作が画面共有を通じて確認できたおかげで、操作の流れをすぐに理解することができました。そのため、使用方法について迷うことはなく、直感的に使いこなせるツールだと感じています。
新機能への期待
カレンダーで広がる可能性
―今後、どのような新しい活用法や展開を予定されていますか？
山﨑さん：新年度からは、まだ導入していないカレンダー機能を活かした予約サービスを市民に提供することを目指して、準備を進めています。このために現在、関連する部署との調整を行っています。もしこの機能での運用が成功すれば、他の予約業務にも展開していきたいと考えています。
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十和田市では、情報を１ヶ所に集めることで市民サービスの向上を実現しました。スマート公共ラボ with LINE GovTechプログラムの導入により、散在していた情報を集約し、ユーザーが迅速に必要な情報にアクセスできるようになりました。この取り組みは、住民の日常生活の便利さを高めるだけでなく、市の職員の作業効率の向上にも繋がっています。
ぜひ、新しい情報発信のメリットを体験してみませんか。プレイネクストラボでは、自治体の課題に合わせた解決策をご提案しながら、導入・運用のサポートを行っています。まずはお気軽にお問い合わせください。