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第27日目「効率化を実現！電子申請でミス削減からエコまで」
今、行政サービスが大きく変わろうとしています。2023年度より開始された「スマート公共ラボ 電子申請」により、自宅や外出先からでも自治体のLINE 公式アカウントを利用して、行政手続きを簡単に行えるようになりました。スマートフォンを手にし、LINE上での簡単な操作だけで、住民票の写しや印鑑登録証明書、給付金の申請などの手続きが完結します。
このようなLINE Smart City GovTechプログラムを活用したサービスにより、住民の生活が便利になるだけでなく、自治体で働く職員の業務効率も大幅に向上し、自治体DX化によるメリットがさらに拡大しています。「電子申請」とは、具体的にどのような効果をもたらしているのでしょうか。また、ミスの削減や環境への優しいエコ効果とは？ 今回の課外授業では、電子申請がもたらす効果やメリットについて詳しく解説いたしましょう。
①電子申請の活用で行政手続きが身近になる
行政サービスが新しい時代に突入しています。「スマート公共ラボ電子申請」はその先駆けとして、従来は役場窓口で対応していた行政手続きを、LINE公式アカウントを通じて、手軽に行えるようになりました。いそがしい日常の合間や外出先、移動時間などのスキマ時間を活用して、手続きをスムーズに行うことができます。
特に育児中の家庭や、外出が難しい高齢者にとっても、LINEを通じた電子申請手続きは非常に便利なサービスとして受け入れられています。例えば、給付金の申請も、LINE公式アカウントを利用して、サッと手続きすることができます。すでに多くの方々が利用し、効率的な申請を体験されている電子申請の成功事例は、全国の自治体で増え続けており、新しい行政の形として注目を集めています。
記事リンク<【第5回スマート公共ラボ活用事例セミナー 】施設予約と電子申請の導入について>
②増え続ける取り扱い申請種別
申請書類の選択画面
「スマート公共ラボ電子申請」が対応する申請種別は更新され続けており、さまざまな申請種別に対応し、住民の生活をサポートしています。戸籍証明書や税証明書、さらに身分証明書など、我々の日常生活に欠かせない公的書類の取得が、LINE 公式アカウントを通じてこれまで以上に迅速かつ手間なく行えるようになりました。
具体的な例として、福岡県大川市のLINE公式アカウントを利用した取り組みが注目されました。「大学生等応援臨時給付金」に関する手続きにスマート公共ラボ電子申請を取り入れた結果、申請者の9割以上がLINEを通じて手続きを完了しました。これにより、新型コロナウイルスの影響や物価上昇による不安を抱える学生たちに対して、スピーディーな支援が可能となりました。LINE操作に慣れている学生にとって、手軽に手続きが完了できるため、行政手続きが身近なものに感じられます。LINE公式アカウントを通じて、自治体と住民のコミュニケーションが強化され、行政サービスの信頼性が向上しています。
プレスリリース<福岡県 大川市で「大学生等応援臨時給付金」の申請手続きがLINEのみで完結>
③計算ミスも排除！業務効率の飛躍的な向上と信頼の強化
自治体の業務の中で、紙ベースの手続きや申請は膨大な数に上りますが、計算ミスや記入漏れが発生しないように細心の注意を払う必要があり、職員の負荷が増してしまいがち。そんな問題を大幅に削減するのが、LINE公式アカウントを利用した、スマート公共ラボ電子申請の導入です。
電子申請システムの最大の特徴の一つとして、自動計算の電子決済がございます。計算エラーや手間をなくすことができ、職員の作業効率が向上し、住民へのサービス向上が期待できます。申請内容や金額に関するエラーを未然に防ぐことができるため、後々のトラブルなどのリスクが大幅に減少します。業務効率の向上だけでなく、ミスの減少にも繋がり、職員の業務において多大なメリットがあるのです。自治体が提供するサービスの質を高め、住民の信頼を獲得することができる取り組みになります。
記事リンク<【宮崎県 都農町】「料金の支払いが自動計算の電子決済になり、金額等のミスのリスクも低減」>
④業務効率の向上とヒューマンエラーの削減
自治体の日常業務は多岐にわたる手続きや申請が伴い、従来の紙ベースの作業は労力が多く、どうしてもヒューマンエラーのリスクが伴ってしまいます。この課題を解消するため、スマート公共ラボ電子申請の導入が、全国の自治体で進められています。住民にとっても面倒な入力の手間が減少し、ミス等を最小限に抑えられるため、作業時間を大幅に削減することができます。さらに、一度LINE公式アカウント上で入力・保存したデータは、再利用が容易のため、面倒だった繰り返しの入力作業から解放されます。
また、業務フローに関しても、デジタル化により最適化され、各手続きがスムーズに進みます。申請の承認や通知など、これまで手動で行っていた作業も自動化されるため、事務処理の時間が大幅に短縮されます。自治体業務の効率化を格段に進め、住民に対してもより迅速かつ確実なサービスを提供できるようになります。
⑤効率化＆エコ！紙削減によるメリット
スマート公共ラボ電子申請の活用で、紙ベースの申請や通知が大きく減少しました。これにより、文書の保存や管理の手間が削減され、業務効率が向上いたします。さらに、紙の節約は環境にやさしい行動としても評価されます。LINE公式アカウント、スマート公共ラボ電子申請を導入することで、効率化や利便性の追求だけでなく、地域の環境に対する取り組みも前進させることができます。自治体業務は多角的に進化し、より環境に優しい方法に変化しようとしています。
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スマート公共ラボ電子申請は、自治体の業務効率化や環境保護に大きく貢献いたします。職員の業務効率を向上し、手間を削減することはもちろん、住民の生活のサポートを強化する役割も果たしています。すでに多くの自治体による成功例が示すように、紙ベースの手続きからデジタル化への移行には大きなメリットがあるのです。
デジタル化や自治体DXに不安のある方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。プレイネクストラボのスタッフが親身になって、さまざまな悩みに寄り添います。全国の自治体で導入・運営をサポートさせていただいてきた豊富な知見をもとに、皆さまの自治体に最適なソリューションをご提案させていただきます。どのようなご質問でも、お気軽に小相談ください。