【詳細解説】自治体の「施設予約システム」導入　想定事例集

本記事は、「施設予約システム」の導入を検討している自治体担当職員の方に向け、実際の導入事例に基づいた想定事例を紹介する事で、解決した課題別に「課題設定～業者選定～導入～結果のプロセス」について詳細を解説しています。

なお、自治体の「施設予約システム」活用の概要に関しては、下記記事で解説しています。

使いやすさにこだわった「スマート公共ラボ 施設予約システム」については、下記でご紹介します。

1.B市が施設予約システムを導入して「職員の業務削減を実現」できた想定事例

【想定自治体の設定】

1-1.解決したい課題・悩み

B市では、公務員離れや若者の離職率増加などにより、自治体の職員数が減っていることが課題となっていました。
そこで、職員が減少しても、行政サービスをしっかりと維持できるよう、業務のデジタル化を進める方針になりました。

特に、施設の予約に関する業務は、電話対応や窓口対応など人の手が必要な部分があり、そこをどうにかデジタル化して、人の手を借りずに済むようにしたいと考えています。

1-2.「解決方法」と「導入業者」の選定基準・理由

B市は、公共施設の予約業務を自動化できる「スマート公共ラボ 施設予約システム」の導入を検討することにしました。

その際に、B市は以下の基準でシステム会社を比較検討しました。

〈システム会社を選んだ基準〉

導入しても住民に利用してもらえなければ意味がありません。
そこで、多くの人が利用するLINEを活用して導入できる「スマート公共ラボ 施設予約」を選びました。

1-3.導入サービスとその効果

今回、B市はLINE上でマイナンバーカードを使って本人認証を行い、施設の利用予約ができるシステムを導入しました。

システムによっては、住民に専用アプリをダウンロードしてもらい、IDやパスワードを作成してもらう必要がありますが、今回、導入したサービスは多くの人がすでに利用しているLINE上で手続きが行えるため、気軽に利用できるという点がメリットです。

また、住民は手元のスマートフォンから施設の予約手続きが行えるため、わざわざ施設に出向いたり、電話をかけたりする手間が省けます。

自治体の職員も、施設予約に関する窓口対応や電話対応の負担軽減につながりました。

実際に導入してみたところ、窓口対応や電話対応の業務は大幅に削減。

特に大型連休が近くなると、予約の申し込みが1日数十件にのぼり、職員はほぼ終日、その対応に追われてしまうことがありましたが、今は1日に1、2件あるかないかで、他の業務に充てられる時間が増加しました。

2.N町が施設予約システムを導入して「職員の人為的ミスを減らす」事ができた想定事例

【想定自治体の設定】

2-1.解決したい課題・悩み

N町ではコロナ禍にワクチン接種の予約受付をWEB上で行ったことがありました。
その際、職員の電話対応や窓口対応の業務が軽減でき、非常に好評だったため、公共施設の予約も同じようにデジタル化できないかと考えました。
現在、住民が施設を予約する際は「施設に電話するか」、「窓口に直接出向くか」の2択となっています。

特に利用者が多い人気施設では、職員の予約受付業務が大きな負担となっています。

大型連休前の繁忙期は、職員の確認不足や調整ミスによるダブルブッキングなどの予約トラブルも発生。

N町は公共施設の予約をデジタル化することで、人為的ミスを減らすことにもつながるのではないかと期待しています。

2-2.「解決方法」と「導入業者」の選定基準・理由

N町は課題解決に向け、公共施設の予約業務を自動化できる「スマート公共ラボ 施設予約システム」の導入を検討することにしました。

その際に、N町は以下の基準でシステム会社を比較検討しました。

〈システム会社を選んだ基準〉

さまざまなシステム会社を比較し、最終的に多数の導入事例が掲載され、「電話対応の業務負荷削減90％の実績」といった記載があった「スマート公共ラボ 施設予約システム」に決めました。

2-3.導入サービスとその効果

今回、N町が導入した「スマート公共ラボ 施設予約システム」はLINE上でマイナンバーカードを使って本人認証を行い、施設の利用予約ができます。

住民は手元のスマートフォンから施設の予約手続きが行えるため、わざわざ施設に出向いたり、電話をかけたりする手間が省け、職員もそれらの対応に追われることがなくなり、業務の効率化が可能です。

さらに、住民は予約時に施設の空き状況を把握できるようになっているため、確実に空いている時間に予約を入れることができ、ダブルブッキングのリスクを軽減することができます。

空き枠もシステム管理が可能で、自動で調整されるため、職員が手作業で調整する必要がなくなります。

実際に導入した結果、職員の窓口対応や電話対応の業務は大幅に削減されました。

また、予約枠の調整も自動化されたため、確認不足等による人為的ミスもほぼなくなり、住民はスムーズに施設を利用できるようになりました。

3.H市が施設予約システムを導入して「データ管理がしやすくなった」想定事例

【想定自治体の設定】

3-1.解決したい課題・悩み

H市は現在、住民とのやり取りを電話、もしくは窓口にて直接口頭で行っている状態です。
その結果、住民からは、「電話をかけたり、窓口まで出向くのが面倒だ」という声がいくつも寄せられ、職員からも、「住民によっては対応に30分以上かかることもあり、他の業務に支障が出る」と不満の声が上がっていました。

特に、公共施設の予約申し込みに関しては職員が電話対応、窓口対応に加えて、施設ごとの予約申込者や利用者の情報管理も行っています。

手動でパソコン入力しているため、時間がかかる上に入力ミスなどもあり、施設利用状況を正確に把握することができていません。

なかには、利用者が減少している施設もあり、H市は利用状況を分析してなにかしらの対策を取りたいと考えていますが、現状、職員の予約受付業務などを考えると利用状況の分析まで依頼するのは難しい状況でした。

3-2.「解決方法」と「導入業者」の選定基準・理由

H市は課題解決に向け、公共施設の予約や管理業務を軽減するため「スマート公共ラボ 施設予約システム」を導入することにしました。

その際に、H市は以下の基準でシステム会社を比較検討しました。

〈システム会社を選んだ基準〉

いくつかのシステム会社を比較した結果、実際に導入した自治体の事例が掲載されており、導入後のイメージがついた「スマート公共ラボ 施設予約システム」に決めました。

3-3.導入サービスとその効果

今回、H市が導入した「スマート公共ラボ 施設予約システム」は施設の利用予約受付に加えて管理業務の自動化が可能となります。

具体的には、予約者管理や個人利用者・団体利用者の登録管理がスムーズに行えるようになります。
また、領収書など20種類以上の帳票にも対応し、さまざまなデータの管理・取得もしやすくなり、手動による入力ミス防止や日々の集計業務が効率化できます。

実際に導入したところ、H市では施設の予約受付や管理業務の一部が自動化され、職員が他の業務に充てられる時間が増えました。
また、データの管理もしやすくなったことから曜日別や時間帯別の利用率のデータ分析も可能となり、施設の利用率を向上させるための対応を検討することができるようになりました。

なお、自治体の「施設予約システム」活用の概要に関しては、下記記事で解説しています。

使いやすさにこだわった「スマート公共ラボ 施設予約システム」については、下記でご紹介します。

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